• Бренды
• Интернет-шоппинг
• Журнал

Как хранить личные документы

Самые различные документы стали неотъемлемой частью жизни каждого человека. Некоторые из них, например, паспорт или водительское удостоверение, необходимо постоянно носить с собой, другие требуются время от времени для предъявления во всевозможные организации. Документы путаются, теряются и изнашиваются. Чтобы в нужный момент необходимое свидетельство оказалось под рукой и в надлежащем состоянии, необходимо правильно хранить документы.

В первую очередь следует собрать все документы в одном ящике, желательно с замком, чтобы они находились подальше от детей и посторонних. Затем нужно купить скоросшиватели, папки и файлы. Чтобы уберечь важные бумаги от преждевременного износа и воздействия неблагоприятных факторов, лучше всего использовать ламинирование документов, которое защитит их от заломов, потертостей, пятен, намокания и любых механических повреждений.

Для удобства все имеющиеся документы необходимо классифицировать исходя из их назначения. Самая большая категория – это документы, обеспечивающие права. Сюда входят паспорт, водительское удостоверение, страховки, документы на имущество, владение бизнесом, ценностями, авторскими правами, различные договоры (аренды квартиры, трудовой и пр.), а также доверенности, завещания и т.д.

Следующая категория документов подтверждает имевшие место важные факты, события или операции: договоры купли-продажи, дипломы, сертификаты, трудовая книжка. Еще одна категория – это различные квитанции, чеки, коммунальные платежи. Чеки об оплате дорогих покупок нужно сохранять в течение года, квитанции об оплате коммунальных и профессиональных услуг (адвокат, частный врач, педагог) – не менее 3-х лет.

Поскольку довольно часто возникает необходимость в копии документов, нужно заранее сделать достаточное количество ксерокопий. Никогда не отдавайте на время в руки посторонних лиц важные документы, если можно передать только их данные или предоставить копию. Если служащему необходимо сверить копию с оригиналом, это должно происходить в вашем присутствии. Отдавайте оригиналы только по требованию властей и всегда проверяйте, что и в каком состоянии вам вернули.

Электронные копии документов являются очень удобным и эффективным способом хранения, обеспечивающим не только легкий доступ к информации, но и сохранность оригиналов. Тем более что электронную копию можно распечатать в любой момент и в любом количестве. Для хранения комплектов документов, которые вы собираете для каких-либо нужд, используйте отдельную папку. Когда работа с ними будет завершена, разберите эту папку по соответствующим категориям.